Manažeři a vedoucí, kteří mají pocit, že zase dnes nic neudělali

Kam vám mizí čas?

Zaznamenávejte činnosti hlasem nebo ručně, jeden den. Večer uvidíte, kolik času šlo na práci, kolik na hašení problémů a co z toho jde delegovat.

Záznam hlasem 9 kategorií činností Naměřené součty jednotlivých činností

Je to jednoduchý snímek pracovního dne: co jste dělali, jak dlouho a kolik z toho byla práce, která vás někam posunula. Na konci zadáte e‑mail a zobrazíte si výsledek. Tím zároveň odemknete výsledky všech nástrojů zdarma v tomto prohlížeči.

Jak appka funguje a pro koho to je
Z praxe

Proč měl pocit, že celý den neudělal nic, i když se nezastavil?

Filip si nechal jeden den zaznamenat od asistentky, chtěl přesně vědět, kam mu čas mizí, protože měl pocit, že dnes vlastně nic neudělal. Zapisovala mu do appky každou činnost. Řešil maily, telefonoval s klienty, telefonoval se zaměstnanci na montáži, připravoval cenové nabídky a kreslil výrobní dokumentaci, podle které jeho lidi vyrábí. Mezitím volal účetní, dohledával doklady v kanceláři, v mailu i v autě, a řešil reklamaci nářadí, ke které musel sehnat náhradu.

Večer se podíval na přehled a bylo mu jasno. Skoro třetina dne padla na hašení a hledání: reklamaci, náhradní nářadí, doklady, které měl mít po ruce. Kreslení dokumentace, práce, na kterou se celý den těšil, se mu vešlo jen v útržcích mezi telefony.

Podle přehledu Filip předal část úkonů asistentce a aktualizoval přehledy informací k jednotlivým zakázkám, aby se zaměstnanci nemuseli pořád ptát. Další kroky plánuje. Kontrolní měření ho teprve čeká a ukáže, kolik hašení ubylo.

30 %
dne šlo na hašení problémů a hledání věcí. Ne na práci, kterou chtěl dělat.

Hodí se vám to, pokud:

  • Máte pocit, že celý den něco děláte, a stejně nevíte, kam se ten čas poděl
  • Chcete vidět čísla, ne jen pocit „byl jsem dneska zavalený“
  • Řešíte, co byste mohli delegovat nebo automatizovat, ale nevíte, od čeho začít
  • Chcete si to jen jednou ověřit, ne appku sledovat každý den

Tři kroky, žádná věda:

1
Ráno appku zapnete a hlasem nebo ručně zapisujete, co zrovna děláte
2
Appka sama měří čas mezi záznamy a řadí je do kategorií
3
Na konci dne uvidíte přehled, kam čas šel a co s tím dál

Co k tomu nepotřebujete:

Papír ani tabulku
Stopky
Žádné školení
↑ Sbalit
Jak na to?
Klepněte na mikrofon a řekněte, co právě děláte. Aplikace zapíše čas automaticky. Nebo napište aktivitu do pole pod mikrofonem a potvrďte tlačítkem Přidat nebo klávesou Enter.
Dvakrát klepněte na jakýkoliv záznam. Změníte čas i popis.
Každý záznam dostane kategorii automaticky podle textu. V souhrnu pak vidíte, kolik času šlo do produktivní práce, komunikace, administrativy nebo přestávek. Kategorii změníte klepnutím na štítek.
Klepněte na tlačítko Doplnit historii v sekci Záznamy dne. Zadáte čas a popis zpětně, aplikace záznamy zařadí na správné místo. Výsledek nebude tak přesný, ale obraz dne stále užitečný.
Tlačítko Konec zapíše čas ukončení. Poslední aktivita tím dostane délku trvání a zobrazí se finální souhrn. Chcete pokračovat později? Stačí přidat nový záznam, měření navazuje.
Smaže dnešní záznamy z appky a začne se počítat znovu od nuly. Appka se před smazáním vždy zeptá, jestli si to opravdu přejete. V Tokva Pro se uzavřený den nejdřív uloží, abyste ho mohli porovnat s dalším měřením. V bezplatné verzi zmizí bez uložení.
Zapněte si připomínku přímo v aplikaci. Tlačítko Zapnout najdete hned pod mikrofonem. Nastavte interval 15 až 20 minut. Nebo nechte jeden den zaznamenávat kolegu nebo asistentku. Výsledek bývá překvapivě jiný než vlastní odhad.
Export CSV uloží celý den do tabulky. Vytisknout přehled vypíše záznamy a souhrn kategorií na tiskárnu nebo do PDF.
Samostatná kategorie pro reklamace, poruchy, havárie a další věci, které jste museli vyřešit narychlo a neplánovaně. Appka ji rozpozná automaticky podle textu (např. „reklamace“, „porucha“, „havárie“, „výpadek“), kategorii jde kdykoliv ručně změnit. Vysoký podíl hašení bývá signál, že se řeší jen důsledek, ne kořenová příčina.
Procento produktivní práce samo o sobě neřekne, jestli byste tu práci měli dělat zrovna vy. V přehledu dne appka seskupí opakující se činnosti a u každé si můžete vybrat, jestli ji musíte dělat vy, jde delegovat, automatizovat, nebo úplně zrušit. Když zadáte, kolik stojí vaše hodina, appka spočítá i orientační dopad v korunách.
↑ Sbalit
Hlasové rozpoznávání nefunguje v tomto prohlížeči. Použijte Chrome nebo Edge. Ruční zadávání funguje normálně.
Připraveno
Stiskněte mikrofon a řekněte, co děláte.
00:00
Klepněte pro záznam

Záznamy dne

🎙️
Zatím žádné záznamy.
Stiskněte mikrofon a řekněte, co právě děláte.
Přehled dnePříklad

Tohle je jen ukázka, jak přehled vypadá. Jakmile zaznamenáte aspoň dvě činnosti, přepočítá se na váš skutečný den.

Kč/hod
58%
Produktivní práce
4h 20m ze 7h 30m
16
Zaznamenaných aktivit
7h 30m
Celková doba záznamu
Produktivní práce
4h 20m
🔥 Hašení problémů
1h 10m
Komunikace
55m
Administrativa
40m
Nejdelší soustředěný pracovní blok: 1h 45m
Pracovní bloky byly přerušeny 5×
Tři největší rezervy dneška
🔥 Hašení problémů
1h 10m
Proč na tom záleží: Opakované hašení stejné věci je signál, že se řeší jen důsledek, ne kořenová příčina.
Doporučený další krok
Najít příčinu pomocí 5× Proč →
Komunikace
55m
Proč na tom záleží: Čas v komunikaci jde často zkrátit: kratší porady, jasnější pravidlo, kdo koho a kdy kontaktuje.
Doporučený další krok
Zjistit úroveň komunikačního chaosu →
Co s tím udělat ještě dnes

Vyberte jednu činnost, ne všechny. Tu s největším podílem času. Zbytek nechte být, jinak nezměníte nic.

Rozhodněte u ní jedinou věc: dělám ji já, deleguju, zautomatizuju, nebo ji zruším. Když nahoře zadáte, kolik stojí vaše hodina, appka spočítá, kolik ta činnost stojí v korunách.

Zapište si do kalendáře druhé měření. Změřte znovu za 1 až 2 týdny po změně, stejný den v týdnu a pokud jde, stejný člověk. Porovnání před a po je jediný způsob, jak poznáte, jestli jste si ulevili, nebo si to jen myslíte.

Historie dní

Záznam dne, souhrn a export máte zdarma. Tokva Pro přidává uloženou historii a porovnání dnů.

Zjišťuji stav přihlášení...
← Zjistit víc o appce Časová studie mého dne